Как правильно рассказать о себе? Подробный гид по написанию информационных сообщений и пресс-релизов

Жизнь профсоюзной организации – как первички, так и краевой – насыщена новостями и событиями. Большие и маленькие победы на профсоюзном поприще, подписание знаковых документов, например, коллективного договора, оказание помощи членам профсоюза и многое другое – все это интересные информационные поводы, достойные внимания городских и даже краевых СМИ. Профсоюзные новости обязательно найдут своего читателя, главное – правильно рассказать о них. Как именно это сделать? Газета «Солидарность. Красноярский выпуск» составила подробный гид по написанию информационных сообщений и пресс-релизов.

ШАГ 1. ЗАГОЛОВОК

Заголовок пресс-релиза или любого информационного сообщения должен быть кратким, четким и по существу. Выделите из пресс-релиза важные ключевые слова. Это самый простой способ написать заголовок. Попробуйте составить из ключевых слов логическое и привлекающее внимание заявление. Если после заголовка идет резюмирующее предложение, примените ту же тактику. Ключевые слова позволят журналистам и читателям сразу понять содержание пресс-релиза или информационного сообщения.

Профессионалы в области пиара рекомендуют писать заголовок только после того, как написан пресс-релиз, поэтому к этому пункту можно вернуться позже – когда закончите с основным текстом. Помните, именно за заголовок зацепится взгляд того, кто будет читать вашу информацию.

Вот еще несколько важных советов.

• Заголовок должен быть выделен жирным шрифтом, размер которого будет больше, чем размер шрифта основного текста.

• Если у вас появились трудности с написанием заголовка, выделите ключевые слова текста и вставьте их в заголовок.

• Обычно заголовки пишутся в настоящем времени.

ШАГ 2. ОСНОВНОЙ ТЕКСТ

Пресс-релиз должен быть написан так, каким вы хотели бы видеть его в новостях, поэтому он должен охватывать все, что вы хотите сообщить. Первое предложение должно захватывать читателя и раскрывать содержание релиза. Следующие одно-два предложения должны развить высказанную в первом предложении информацию. Текст пресс-релиза должен быть компактным. Не используйте слишком длинных предложений и абзацев. Не повторяйтесь и постарайтесь использовать поменьше жаргона – стремитесь к простоте без лишних слов.

Первый абзац (2–3 предложения) должен резюмировать пресс-релиз. В наши дни ни журналисты, ни другие читатели не будут читать пресс-релиз целиком, если начало информационного сообщения не вызывает интереса. Предоставляйте факты – события, люди, цели, намерения, планы, проекты. Вы должны использовать максимальное количество фактов. Простой метод написать эффективный пресс-релиз – это составить текст, отвечающий на вопросы: кто, что, когда, где, почему и как.

После определения основных деталей заполните пробелы дополнительной информацией о людях, датах и так далее. Главное, чтобы информация была связана с новостью, которую вы сообщаете. Если ваша ППО не является основным предметом новостей, но служит источником пресс-релиза, четко укажите это в тексте.

Всегда включайте в пресс-релиз или информационное сообщение цитаты – лучше всего от лица, непосредственно участвовавшего в предмете релиза. Цитата не должна быть слово в слово, но она должна быть правдоподобной. В любом случае вы должны получить разрешение на публикацию цитаты непосредственно у автора фразы. Это также позволит журналистам подготовить статью максимально оперативно.

ШАГ 3. СВЯЖИТЕ ВСЕ ВОЕДИНО

Добавьте в релиз ссылки на новостные и информационные источники, которые связаны с описываемой вами новостью. Один из основных советов – постараться изложить все на одной единственной странице, не более. Если волнуетесь о том, соответствует ли ваш релиз стандартам, сделайте ход конем и посмотрите, что и как пишут другие источники. Возможно, вы даже найдете пресс-релизы, написанные в честь события, аналогичного тому, про которое пишете вы!

ШАГ 4. КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ

Добавьте контактную информацию. Если ваш пресс-релиз заслуживает освещения в печати, то журналистам понадобится дополнительная информация или они захотят провести интервью с основными действующими лицами. Если вы не имеете ничего против того, чтобы СМИ связывались с вами напрямую – предоставьте ваши контакты в пресс-релизе. Однако не предоставляйте контактную информацию других людей без их согласия. Другой вариант – назначьте кого-либо связующим звеном между СМИ и человеком, который может дать расширенные комментарии. Этот человек или люди должны быть доступны в первые дни после рассылки релиза.

Контактные данные должны включать в себя:

• официальное название организации;

• контактное лицо;

• адрес организации;

• номера телефона с правильными кодами страны и города и добавочными номерами;

• номер мобильного телефона (необязательно, но желательно);

• адреса электронной почты;

• адрес веб-сайта организации.

По возможности разместите пресс-релиз на вашем сайте и укажите ссылку на электронную копию релиза непосредственно в теле вашего информационного сообщения. Во-первых, это правило хорошего тона. Во-вторых, и вам самим будет существенно проще как распространять пресс-релиз в электронном формате, так и следить за ним в архивных целях.

КАК СДЕЛАТЬ ВАШЕ ИНФОРМСООБЩЕНИЕ ЗАМЕТНЫМ? 15 РАБОТАЮЩИХ СОВЕТОВ

1. Перед тем как написать пресс-релиз или информационное сообщение, необходимо определиться с целевой аудиторией – людьми, которым это будет интересно. Ответьте себе на вопрос: «Какая информация заинтересует таких людей/человека?». Это поможет отобрать факты, цифры и цитаты для вашего информационного сообщения.

2. Почитайте в интернете другие пресс-релизы – так вы прочувствуете тон, язык, структуру и формат пресс-релиза.

3. Не тратьте время на написание заголовка, пока не напишете текст релиза. Придумайте броское, короткое и информативное название для пресс-релиза. Заголовок может быть единственным вашим шансом привлечь внимание. Он должен быть кратким и содержать факты.

4. По возможности, направляйте пресс-релиз конкретному журналисту, который занимается социально-трудовой тематикой.

5. Включите в ваш релиз «призыв к действию». Эта информация о том, что вы хотите донести до читателя. Например, хотите ли вы, чтобы читатель пришел на мероприятие? Если да, то укажите место и время его проведения.

6. Упомяните название организации в заголовке, подзаголовке или первом абзаце, чтобы поисковые системы легче находили ваш релиз. Если вы отсылаете кому-либо распечатанную версию вашего пресс-релиза, то распечатайте его на официальных бланках организации.

7. Текст пресс-релиза или информационного сообщения должен быть коротким и информативным – делайте абзацы. Не стоит писать длинные предложения. Главный принцип пресс-релиза – простота.

8. Используйте жаргон и специализированные профсоюзные термины только в крайнем случае. Старайтесь не употреблять слов-связок, которые воспринимаются, как канцелярит: «вследствие чего», «таким образом», «впоследствии». Избегайте сложно читаемых предложений с деепричастными и причастными оборотами, витиеватых фраз, специальной лексики, аббревиатур, кроме общеизвестных. Пишите понятным и живым языком.

9. Проверяйте орфографию и пунктуацию.

10. Старайтесь уместить пресс-релиз на одной, максимум на двух страницах.

11. Отправляйте пресс-релиз по электронной почте, однако не забывайте про формат документа – сохраните его формате doc или pdf – такие файлы открываются практически на любом компьютере. Пресс-релиз должен быть приложен к письму, а не размещен в теле письма. Приложите к сообщению две-три фотографии (в формате jpg), если таковые имеются. Визуальный ряд сделает ваше сообщение интереснее и дополнит общую картину.

12. Очень важно время выпуска. Пресс-релиз должен содержать актуальные и свежие новости.

13. Используйте заголовок в качестве темы письма. Если вы написали хороший заголовок, то это выделит ваше письмо в почтовом ящике редактора.

14. Сделайте краткий анонс пресс-релиза и поместите его в тело письма, это повысит шансы на прочтение его журналистом. Находясь в цейтноте, зачастую просто некогда открыть файл с пресс-релизом, поэтому важно уловить суть моментально, из самого тела письма.

15. Контрольный звонок журналисту или редактору издания может помочь продвижению пресс-релиза в печать.

Подготовила Наталья Томина с использованием информации из открытых источников

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Федерация профсоюзов Красноярского края