Жизнь профсоюзной организации – как первички, так и краевой – насыщена новостями и событиями. Большие и маленькие победы на профсоюзном поприще, подписание знаковых документов, например, коллективного договора, оказание помощи членам профсоюза и многое другое – все это интересные информационные поводы, достойные внимания городских и даже краевых СМИ.
Профсоюзные новости обязательно найдут своего читателя, главное – правильно рассказать о них. Как именно это сделать? Газета “Солидарность. Красноярский выпуск” составила подробный гид по написанию информационных сообщений и пресс-релизов.
Шаг 1. Заголовок
Заголовок пресс-релиза или любого информационного сообщения должен быть кратким, четким и по существу. Выделите из пресс-релиза важные ключевые слова. Это самый простой способ написать заголовок. Попробуйте составить из ключевых слов логическое и привлекающее внимание заявление. Если после заголовка идет резюмирующее предложение, примените ту же тактику. Ключевые слова позволят журналистам и читателям сразу понять содержание пресс-релиза или информационного сообщения.
Профессионалы в области пиара рекомендуют писать заголовок только после того, как написан пресс-релиз, поэтому к этому пункту можно вернуться позже – когда закончите с основным текстом. Помните, именно за заголовок зацепится взгляд того, кто будет читать вашу информацию.
Вот еще несколько важных советов.
• Заголовок должен быть выделен жирным шрифтом, размер которого будет больше, чем размер шрифта основного текста.
• Если у вас появились трудности с написанием заголовка, выделите ключевые слова текста и вставьте их в заголовок.
• Обычно заголовки пишутся в настоящем времени.
Шаг 2. Основной текст
Пресс-релиз должен быть написан так, каким вы хотели бы видеть его в новостях, поэтому он должен охватывать все, что вы хотите сообщить. Первое предложение должно захватывать читателя и раскрывать содержание релиза. Следующие одно-два предложения должны развить высказанную в первом предложении информацию. Текст пресс-релиза должен быть компактным. Не используйте слишком длинных предложений и абзацев. Не повторяйтесь и постарайтесь использовать поменьше жаргона – стремитесь к простоте без лишних слов.
Первый абзац (2–3 предложения) должен резюмировать пресс-релиз. В наши дни ни журналисты, ни другие читатели не будут читать пресс-релиз целиком, если начало информационного сообщения не вызывает интереса. Предоставляйте факты – события, люди, цели, намерения, планы, проекты. Вы должны использовать максимальное количество фактов. Простой метод написать эффективный пресс-релиз – это составить текст, отвечающий на вопросы: кто, что, когда, где, почему и как.
После определения основных деталей заполните пробелы дополнительной информацией о людях, датах и так далее. Главное, чтобы информация была связана с новостью, которую вы сообщаете. Если ваша ППО не является основным предметом новостей, но служит источником пресс-релиза, четко укажите это в тексте.
Всегда включайте в пресс-релиз или информационное сообщение цитаты – лучше всего от лица, непосредственно участвовавшего в предмете релиза. Цитата не должна быть слово в слово, но она должна быть правдоподобной. В любом случае вы должны получить разрешение на публикацию цитаты непосредственно у автора фразы. Это также позволит журналистам подготовить статью максимально оперативно.
Шаг 3. Свяжите все воедино
Добавьте в релиз ссылки на новостные и информационные источники, которые связаны с описываемой вами новостью. Один из основных советов – постараться изложить все на одной единственной странице, не более. Если волнуетесь о том, соответствует ли ваш релиз стандартам, сделайте ход конем и посмотрите, что и как пишут другие источники. Возможно, вы даже найдете пресс-релизы, написанные в честь события, аналогичного тому, про которое пишете вы!
Шаг 4. Контактные данные
Добавьте контактную информацию. Если ваш пресс-релиз заслуживает освещения в печати, то журналистам понадобится дополнительная информация или они захотят провести интервью с основными действующими лицами. Если вы не имеете ничего против того, чтобы СМИ связывались с вами напрямую – предоставьте ваши контакты в пресс-релизе. Однако не предоставляйте контактную информацию других людей без их согласия. Другой вариант – назначьте кого-либо связующим звеном между СМИ и человеком, который может дать расширенные комментарии. Этот человек или люди должны быть доступны в первые дни после рассылки релиза.
Контактные данные должны включать в себя:
- официальное название организации;
- контактное лицо;
- адрес организации;
- номера телефона с правильными кодами страны и города и добавочными номерами;
- номер мобильного телефона (необязательно, но желательно);
- адреса электронной почты;
- адрес веб-сайта организации.
По возможности разместите пресс-релиз на вашем сайте и укажите ссылку на электронную копию релиза непосредственно в теле вашего информационного сообщения. Во-первых, это правило хорошего тона. Во-вторых, и вам самим будет существенно проще как распространять пресс-релиз в электронном формате, так и следить за ним в архивных целях.
– Второй (и, возможно, третий) абзац: менее важная информация. Тут место цитатам и фактам.
– Информация об организации: кто вы, что вы, чем гордитесь, ради чего работаете – объясните все это людям!
– Контактная информация: если ваш пресс-релиз окажется кому-то интересным, то эти люди наверняка захотят разузнать побольше!
Как сделать ваше информсообщение заметным? 15 работающих советов
- Перед тем как написать пресс-релиз или информационное сообщение, необходимо определиться с целевой аудиторией – людьми, которым это будет интересно. Ответьте себе на вопрос: “Какая информация заинтересует таких людей/человека?”. Это поможет отобрать факты, цифры и цитаты для вашего информационного сообщения.
- Почитайте в интернете другие пресс-релизы – так вы прочувствуете тон, язык, структуру и формат пресс-релиза.
- Не тратьте время на написание заголовка, пока не напишете текст релиза. Придумайте броское, короткое и информативное название для пресс-релиза. Заголовок может быть единственным вашим шансом привлечь внимание. Он должен быть кратким и содержать факты.
- По возможности, направляйте пресс-релиз конкретному журналисту, который занимается социально-трудовой тематикой.
- Включите в ваш релиз “призыв к действию”. Эта информация о том, что вы хотите донести до читателя. Например, хотите ли вы, чтобы читатель пришел на мероприятие? Если да, то укажите место и время его проведения.
- Упомяните название организации в заголовке, подзаголовке или первом абзаце, чтобы поисковые системы легче находили ваш релиз. Если вы отсылаете кому-либо распечатанную версию вашего пресс-релиза, то распечатайте его на официальных бланках организации.
- Текст пресс-релиза или информационного сообщения должен быть коротким и информативным – делайте абзацы. Не стоит писать длинные предложения. Главный принцип пресс-релиза – простота.
- Используйте жаргон и специализированные профсоюзные термины только в крайнем случае. Старайтесь не употреблять слов-связок, которые воспринимаются, как канцелярит: “вследствие чего”, “таким образом”, “впоследствии”. Избегайте сложно читаемых предложений с деепричастными и причастными оборотами, витиеватых фраз, специальной лексики, аббревиатур, кроме общеизвестных. Пишите понятным и живым языком.
- Проверяйте орфографию и пунктуацию.
- Старайтесь уместить пресс-релиз на одной, максимум на двух страницах.
- Отправляйте пресс-релиз по электронной почте, однако не забывайте про формат документа – сохраните его формате doc или pdf – такие файлы открываются практически на любом компьютере. Пресс-релиз должен быть приложен к письму, а не размещен в теле письма. Приложите к сообщению две-три фотографии (в формате jpg), если таковые имеются. Визуальный ряд сделает ваше сообщение интереснее и дополнит общую картину.
- Очень важно время выпуска. Пресс-релиз должен содержать актуальные и свежие новости.
- Используйте заголовок в качестве темы письма. Если вы написали хороший заголовок, то это выделит ваше письмо в почтовом ящике редактора.
- Сделайте краткий анонс пресс-релиза и поместите его в тело письма, это повысит шансы на прочтение его журналистом. Находясь в цейтноте, зачастую просто некогда открыть файл с пресс-релизом, поэтому важно уловить суть моментально, из самого тела письма.
- Контрольный звонок журналисту или редактору издания может помочь продвижению пресс-релиза в печать.
Информационно-редакционный отдел ФПКК, подготовила Наталья Томина с использованием информации из открытых источников.
“Солидарность. Красноярский выпуск” №33-2020