Рекомендации по использованию видеоконференцсвязи для обеспечения работы коллегиальных органов профсоюзов

В помощь информационным работникам профсоюзов

Разработано Департаментом Аппарата ФНПР по связям с общественностью, молодёжной политики и развития профсоюзного движения совместно с Департаментом организационной работы Аппарата ФНПР на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, Устава ФНПР, Примерной инструкции по проведению отчетов и выборов в Профсоюзе (постановление Генерального Совета ФНПР №2-2 от 27.05.2015), Инструкции по подготовке и проведению отчетно-выборной Конференции территориального объединения организаций профсоюзов (постановление Генерального Совета №4-3 от 29.01.2020 в редакции постановления Генерального Совета №5-2 от 18.09.2020.

1. Основные положения

В соответствии с пунктом 1 статьи 7 Федерального закона от 12.01.1996 № 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности» профсоюзы, их объединения (ассоциации) самостоятельно разрабатывают и утверждают свои уставы, свою структуру, образуют профсоюзные органы и определяют их компетенцию, организуют свою деятельность, проводят собрания, конференции, съезды и другие мероприятия.

В случаях, когда отсутствует возможность проведения заседания коллегиальных органов, собрания, конференции, съезда или иных заседаний с присутствием всех участников в очном формате, а вопросы повестки дня не могут приниматься путем заочного голосования, необходимо использовать информационно-телекоммуникационные технологии видеоконференцсвязь (далее ВКС) для проведения заседания.

Использование информационно-телекоммуникационных технологий для проведения очной формы собрания, позволяющих обеспечить участие членов организации в проведении собраний высшего органа управления некоммерческой организации, возможно при условии обеспечения соблюдения всех квалифицирующих признаков и правил проведения данной формы собрания, в том числе возможности определения волеизъявления лиц, участвующих удаленно, а также ведения подсчета голосов (пункты 3 и 4 статьи 181.2 ГК РФ):

Особенности проведения высших органов управления (съездов, конференций) членских организаций ФНПР с использованием видеоконференцсвязи регламентируются Инструкцией по подготовке и проведению отчетно-выборной Конференции ТООП, утверждаемой Генеральным Советом ФНПР, и соответствующими инструкциями и регламентами общероссийских, межрегиональных профсоюзов

2. Основные термины и определения

Администратор ВКС ответственный за настройку и контроль технического сопровождения сеанса ВКС, техническое сопровождение участников заседания в формате ВКС (имя задается «техническая поддержка»).

Активная ссылка на подключение текст синего цвета, при клике на который осуществляется переход на страницу, которая скрыта за этим текстом.

Видеоконференция ВКС — технология групповых сеансов связи с использованием видео.

Внешний цифровой носитель носители информации любого типа, предназначенные для записи/считывания информации с компьютера или любого аналогичного устройства (например, внешние жесткие (HDD) диски, или флеш-карты).

Канал интернет-соединения – это средства двухстороннего обмена данными, которые включают в себя линии связи и аппаратуру передачи (приема) данных.

Комната ВКС – онлайн аналог переговорной комнаты, техническая возможность платформы, предоставляющая возможность не покидая общий сеанс ВКС нескольким пользователям провести обсуждение без присутствия остальных участников сеанса ВКС.

Платформа ВКС – набор программных сервисов, объединенных в общий интерфейс и позволяющих осуществлять сеанс ВКС, а также иные вспомогательные функции для групповой работы (чат, обмен файлами, голосования и т.п).

Сеанс ВКС очное заседание в режиме видеоконференцсвязи с использованием платформы ВКС.

3. Выбор платформы ВКС

При определении платформы для проведения заседания с использованием ВКС следует учитывать:

  1. Наличие технической возможности участия в заседании с использованием выбранной платформы ВКС у всех участников (членов коллегиальных органов, делегатов, приглашенных)
  2. Наличие технической возможности проведения тайного голосования
  3. Лицензионная версия использования платформы ВКС, с ограничением входа третьих лиц (сторонних пользователей).
  4. Возможность использования платформы участниками заседания и приглашенными (в большинстве организаций и органах исполнительной и законодательной власти рекомендовано использование только Российского программного обеспечения);
  5. Технические возможности платформы ВКС:
    • двусторонняя видеосвязь;
    • создание индивидуальных учетных записей пользователей;
    • загрузка файлов различных форматов;
    • демонстрация экрана пользователей (видео, презентация, аудио);
    • организация голосования и выгрузки результатов голосования;
    • видеозапись сеанса ВКС;
    • количество участников, одновременно отображаемых на экране;
    • возможность создание нескольких «комнат».

Необходимо использовать программы видеозаписи экрана ПК, с которого осуществляется администрирование сеанса ВКС, так как большинство существующих платформ не отражают при видеозаписи всех действия администратора ВКС (запуск электронных голосований, просмотр галереи с изображениями участников и т.п.)

4. Подготовка к проведению заседания с использованием ВКС

Для обеспечения легитимности и неоспоримости решений, принятых на заседаниях, организованных с использованием ВКС, необходимо обеспечить:

  • наличие данной нормы в Уставе профсоюзной организации;
  • наличие нормы в положении (инструкции) о проведении отчетов и выборов, чье действие распространяется на конкретную профсоюзную организацию (при проведении собрания, конференции, съезда);
  • возможность организации работы рабочих органов заседания в очном формате;
  • для составления протокола и стенограммы заседания (при необходимости) должна быть обеспечена видеозапись мероприятия. После окончания заседания ее необходимо сохранить на внешнем цифровом носителе и приобщить к материалам заседания;
  • предварительное ознакомление участников мероприятия с особенностями проведения заседания с использованием ВКС;
  • разработку инструкции для участников заседания по техническим требованиям работы с платформой ВКС (требования к устройствам подключения и каналам связи);
  • не позднее, чем за 3 рабочих дня создание сеанса ВКС и направить участникам и приглашенным активную ссылку на подключение и инструкцию по участию в заседании (с возможностью сбора обратной связи о получении информации);
  • участие технического специалиста, для администрирования сеанса ВКС (с возможностью прямого контакта с участниками заседания) готового оказать консультацию по подключению.
  • организацию и проведение тестового подключения участников заседания и приглашенных (проверка у каждого индивидуально подключающегося участника заседания и в каждой подключаемой студии работу камеры, микрофона, динамиков, устойчивость канала интернет-соединения). Следует учитывать, что при увеличении количества одновременно подключенных участников заседания могут возникать технические сбои работы на платформе ВКС;
  • действующие ограничения в регионе проведения заседания максимального количества участников в очном формате.

В решении органа, созывающего заседание использованием ВКС должно быть указано:

  • формат проведения – очно, с использованием ВКС;
  • платформа ВКС, которая будет использоваться;
  • формат участия;
  • решение об идентификации участников.

5. Участие в заседании с использованием ВКС.

Варианты организации участия в заседании с использованием ВКС:

  1. Индивидуальный. Каждый участник подключается с персонального устройства для выхода в Интернет, оборудованное веб-камерой, микрофоном и динамиками или гарнитурой (наушники-микрофон), присутствие в поле охвата камеры третьих лиц;
  2. Групповой. В этом случае подключение обеспечивается для помещения («студии»), в котором присутствует часть участников заседания. В этом случае помещение должно быть оборудовано камерой с возможностью обзора всех присутствующих участников, микрофона, динамиками достаточной мощности;
  3. Комбинированный. Предусматривает индивидуальное и групповое подключение всех или части участников заседания.

6. Особенности ведения заседания с использованием ВКС:

При организации заседания с использованием ВКС необходимо соблюдать все процедуры очного заседания. Участники должны быть заранее ознакомлены с проектами документов.

7. Процедура регистрации и идентификации.

В соответствии с письмом ФНПР от 09.11.2020 №102-112/533 регистрационная группа, образованная решением органа созывающего заседание идентифицирует путем визуализации участника заседания на экране (участник называет ФИО и принадлежность к профсоюзной организации или делегирующей организации при проведении конференции, съезда). К участнику может быть обращено требование предъявить документ, удостоверяющий личность.

Как правило, регистрацию участников заседания поручают лицам, которые будут предложены в состав счетной комиссии.

Регистрация участников проходит до начала заседания. При создании сеанса ВКС необходимо предусмотреть время для регистрации участников заседания. Для расчета времени для регистрации участников заседания стоит исходить из того, что на регистрацию 1 участника при индивидуальном подключении в необходимо 3 минуты. Следует учитывать, что большая часть участников заседания подключается к сеансу ВКС, как правило, в конце отведенного для регистрации времени.

8. Рабочие органы.

При индивидуальном подключении участников заседания с использованием ВКС рекомендуется обеспечить работу в очном формате ведущего заседания, президиум, рабочих органов заседания (располагаются в одном помещении)

При групповом и смешанном варианте подключения на заседании с использованием ВКС, в каждом помещении должны находиться не менее одного представителя счетной комиссии (для проведения подсчета голосов) и мандатной комиссии (для подтверждения полномочий делегатов при проведении конференции, съезда), счетная и мандатная комиссии должны быть обеспечены отдельными каналами связи. Таким каналом связи может быть чат мессенджера или отдельная комната сеанса ВКС. Ведущий заседания, президиум, председатели рабочих органов заседания располагаются в одном помещении и работают в очном формате.

Решения рабочих органов заседания, как и в очном формате проведения заседания, оформляются протоколами и приобщаются к материалам заседания.

9. Ведение заседания.

Ведущий перед началом рассказывает о специфике проведения заседания с использованием ВКС.

Подключение камер и отключение микрофонов. На протяжении всего заседания, начиная с момента регистрации камеры участников и камеры в общих помещениях (при групповом подключении) должны быть включены, а микрофоны отключены. Микрофон участникам отключается администратором ВКС, а включается по решению ведущего – самостоятельно участником или администратором ВКС.

Выступления. Участник может инициировать выступление, подачу предложений по внесению изменений и дополнений в проекты документов. Ряд платформ имеет для этого встроенные инструменты (например, «поднять руку»). Участник также может обратиться к организатору/ведущему в общем чате, в личных сообщениях на платформе (при наличии такой функции у платформы ВКС) или поднять руку перед камерой. Запрос выступления голосом с самостоятельным включением микрофона не допускается.

Определение кворума заседания. Учитываются участники, находящиеся в зале проведения заседания и подключенные с использованием ВКС. Важно контролировать соблюдение кворума на протяжении всего заседания, так как участники могут отключаться по техническим причинам (обрыв связи, обрыв питания на устройстве подключения и т.п).

Если участник заседания по техническим причинам, не зависящим от него (отключение электроэнергии, обрыв связи и др.) подключился после его начала, ведущий прерывает заседание и объявляет, что изменилось количество участников заседания, присоединившийся участник с этого момента может голосовать по оставшимся вопросам повестки дня. По вопросам, голосование по которым уже завершено, результаты голосования не меняются. При проведении Конференции, Съезда мандатная комиссия докладывает о проверке полномочий этого участника, ведущий предлагает участникам заседания проголосовать и подтвердить полномочия участника заседания. Полномочия делегата(ов) Конференции, покинувшего(их) заседание Конференции без уважительной причины, прекращаются по решению Конференции на основании предложений мандатной комиссии Конференции. В этих случаях при определении кворума и подсчете голосов должны быть соответственно уменьшены число полномочных делегатов (избранных на Конференцию и являющихся делегатами по статусу) и число делегатов, принимающих участие в заседании Конференции на момент голосования. Если при лишении полномочий делегата(ов) членская организация Профобъединения полностью лишилась своего представительства на Конференции, то соответственно уменьшается и количество членских организаций Профобъединения, исходя из которого определяется кворум.

Если технические проблемы возникли у значительной части участников заседания, ведущий объявляет перерыв в проведении заседания для устранения технических неполадок. После их устранения производится повторная регистрация и заседание может быть возобновлено при наличии кворума.

10. Голосование.

При индивидуальном подключении участников заседания с использованием ВКС, возможны варианты голосования:

  • открытое с использованием технической возможности платформы ВКС (встроенные инструменты голосования). На экране участников обязательно должны присутствовать текст вопроса и варианты для голосования. Запускает голосование администратор ВКС. Результаты голосования выгружаются с платформы ВКС или фиксируются снимком экрана устройства, с которого осуществляется администрирование ВКС и приобщаются к протоколам счетной комиссии;
  • открытое, поднятием руки перед камерой. Необходимо предупредить участников заседания о необходимости оставлять руку поднято до окончания подсчета голосов счетной комиссией. Результаты голосования фиксируются снимком экрана устройства, с которого осуществляется администрирование ВКС и приобщаются к протоколам счетной комиссии;
  • тайное, с помощью сервиса платформы ВКС. Результаты голосования фиксируются снимком экрана устройства, с которого осуществляется администрирование ВКС и приобщаются к протоколам счетной комиссии.

При групповом подключении участников заседания с использованием ВКС, возможны варианты голосования:

  • открытое поднятием руки перед камерой. Представители счетной комиссии считают голоса в своей студии и направляют информацию председателю счетной комиссии, который оглашает их для всех участников заседания;
  • тайное, бюллетени для голосования подписывает представитель счетной комиссии в каждой студии. Необходимо обеспечить наличие урны для голосования в каждой студии. Представители счетной комиссии обрабатывают результаты голосования в своей студии и направляют информацию председателю счетной комиссии, который оглашает их для всех участников заседания.

При комбинированном подключении участников заседания с использованием ВКС, возможны варианты голосования:

  • открытое, поднятием руки перед камерой. Представители счетной комиссии считают голоса в своей студии и направляют информацию председателю счетной комиссии, который оглашает их для всех участников заседания;

Особенностью голосования на заседание с использованием ВКС, независимо от способа подключения и выбранного формата голосования, является необходимость ведущему озвучивать итоги голосования по каждому вопросу повестки дня (количество проголосовавших «За», «Против», «Воздержался»)

При участии приглашенных лиц на заседании задача счетной комиссии следить, чтобы количество проголосовавших не было больше количества зарегистрировавшихся участников заседания.

В особых случаях, если предполагается возможность оспаривания решений, принятых на заседании с использованием ВКС рекомендуется взять от участников, присутствовавших и голосовавших по вопросам повестки дня письменное подтверждение факта их участия в голосовании (без указания как именно участник голосовал по вопросам повестки дня). Такое подтверждение оформляется в свободной форме от имени участника в адрес президиума заседания, пишется участником собственноручно, скан направляется администратору ВКС в электронном виде, оригинал передается в определенные решением заседания сроки и приобщается к итоговым материалам заседания.

Оцените статью
( Пока оценок нет )
Федерация профсоюзов Красноярского края
Добавить комментарий